Comment optimiser son évènement d’entreprise en Haute-Savoie ?

Salons, foires, séminaires, soirées d’entreprises et congrès sont autant d’événements professionnels destinés à favoriser la notoriété des entreprises. Comment optimiser sa participation à un événement d’entreprise en Haute-Savoie ? Quels sont les outils qui permettent d’augmenter sa visibilité lors des événements professionnels ?

1- Sélectionner ses événements, foires et salons

Misez sur la qualité plutôt que sur la quantité ! Il existe une multitude d’événements professionnels en Haute-Savoie. Les entreprises basées dans la région savoyarde doivent étudier attentivement les cibles, le rayonnement, le calendrier et les thématiques des foires, salons et événements d’entreprises pour procéder à un choix éclairé.

Les entreprises reçoivent de nombreuses sollicitations tout au long de l’année pour participer à un congrès ou à un salon professionnel en tant qu’exposant ou visiteur. Ne vous laissez pas séduire sans un minimum de réflexion par les perspectives alléchantes que peuvent vous faire miroiter les commercialisateurs de stands.

Vous ne pouvez pas être partout ! Il est donc nécessaire d’avoir une approche sélective de votre participation aux salons professionnels. Parmi les critères intéressants à regarder de près, on peut citer :

  • le nombre de visiteurs des éditions précédentes, leur provenance, leur entreprise et leur fonction ;
  • la liste des exposants et la présence ou non de concurrents. La participation de nombreux concurrents de votre secteur d’activité est un bon indicateur du fait que le salon s’adresse bel et bien à votre cible.

2- Définir ses objectifs et ses cibles pour optimiser son événement d’entreprise en Haute-Savoie

Participer ou organiser un événement doit répondre à un besoin identifié : recruter, trouver des partenaires, rencontrer des fournisseurs, commercialiser un nouveau produit, signer des contrats… Bien définir ses objectifs permet à l’issue de l’événement d’évaluer sa réussite et de vérifier si les objectifs ont été atteints.

De la définition des objectifs de participation à un événement professionnel pourra se décliner une définition précise de la cible à atteindre et de la stratégie à mettre en œuvre adaptée à la cible et aux objectifs prédéfinis.

Ces éléments stratégiques vous aideront également à déterminer le type d’événement qui vous permettra de répondre au mieux à vos objectifs : salon, séminaire, exposition, conférence, atelier… Étudiez également le champ de rayonnement de l’événement (local, régional, national ou international). Ce dernier correspond-il à votre cible ?

Votre stratégie vous aidera par ailleurs à mobiliser les bonnes ressources au sein de votre entreprise pour participer à un événement professionnel : techniciens, commerciaux, service RH…

3- Planifier son budget

Après avoir défini vos objectifs, votre cible et votre stratégie et sélectionné l’événement professionnel en Haute-Savoie qui répondra à vos besoins, vous pouvez vous attaquer au nerf de la guerre : le budget !

Lors de la participation à un événement professionnel de type salon ou congrès, en tant qu’exposant, les principaux postes budgétaires à évaluer sont les suivants :

  • l’achat de l’emplacement du stand auprès de l’organisateur de l’événement ;
  • l’habillage du stand et la réalisation des supports de communication ;
  • les actions de communications en amont et lors de l’événement (cocktail, conférence…) ;
  • la mobilisation des équipes en interne ;
  • les déplacements et éventuellement l’hébergement des salariés.

Mettre en regard votre budget et vos objectifs vous permet de vérifier la pertinence stratégique de votre participation à un événement. À ce stade, vous pourrez aboutir à un GO/NO GO.

4- Faire son rétroplanning pour ne rien oublier et optimiser son événement d’entreprise en Haute-Savoie

L’événementiel est un exercice complexe qui demande un peu d’expérience et beaucoup d’organisation. Il ne faut rien oublier et ne pas se faire dépasser par le temps qui file toujours trop vite.

Le rétroplanning est un support incontournable de tous vos événements professionnels. Il reprend les actions à mener, les responsables, les interlocuteurs et les délais. Prenez toujours un peu de marge de sécurité dans les délais de réalisation de chacune des tâches. Il est très fréquent que les choses prennent plus de temps que prévu. 

Si vous organisez vous-même votre événement, réservez longtemps à l’avance le lieu et créez un Save the Date qui annoncera à votre cible la date, le lieu et le thème de votre événement. N’attendez surtout pas d’avoir toutes les informations précises avant de communiquer auprès de vos interlocuteurs.

5- Communiquer auprès de ses cibles en amont pour augmenter sa visibilité lors des événements professionnels

Participer à un événement d’entreprise a souvent comme objectif global de faire parler de soi. Toutes les occasions sont bonnes pour communiquer, augmenter votre visibilité et créer du lien avec vos clients, vos salariés ou vos partenaires.

Profitez de votre événement d’entreprise pour communiquer en amont. Voici quelques idées d’actions à mettre en place avant la tenue de votre manifestation  :

  • Annoncez l’événement que vous organisez ou votre participation à un salon.
  • Créez une page dédiée à l’événement sur votre site internet avec les principales informations et éventuellement un formulaire d’inscription ;
  • Faites la promotion de votre événement en insérant une mention pour l’occasion dans vos signatures mail ;
  • Lancez un concours ou un jeu pour offrir des places à votre événement d’entreprise (entrée gratuite au salon par exemple) ;
  • Créez de l’interactivité avec votre communauté. Vous pouvez par exemple faire voter vos contacts pour choisir le visuel de vos flyers ou la thématique qu’ils souhaiteraient voir aborder lors de votre conférence.
  • Communiquez sur la présentation du programme et des intervenants ;
  • Annoncez la tenue d’un temps fort (cocktail, conférence, atelier, dégustation…).

N’hésitez pas à multiplier les supports et les canaux d’information de vos communications en fonction de votre cible : réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram), YouTube, email, newsletter, flyers, articles de blog, vidéos…

6- Prévoir les outils de communication indispensables pour augmenter sa visibilité lors des événements professionnels

Vos supports de communication lors de vos salons et événements professionnels dans le secteur de la Haute-Savoie doivent être cohérents avec votre identité visuelle. Les outils événementiels et de supports marketing ont pour objectif de vous faire remarquer lors de votre participation ou de l’organisation d’un événement.

Les supports marketing et de signalétique

Grâce à un concept bien défini qui se décline sur tous vos supports de communication événementielle, vous réussirez à nouer des contacts qualifiés. Les outils marketing événementiels ont pour objectif d’attirer l’œil des visiteurs d’un salon et de maximiser votre visibilité.

Il existe de nombreuses solutions de communication pour les salons professionnels. L’imprimeur-conseil Villière, implanté au cœur du très dynamique bassin genevois, entre Annecy et Genève, conseille les entreprises de Haute-Savoie sur les outils marketing et la signalétique les plus adaptés pour les événements professionnels.

Affiche, bâche et mur d’image

Le stand est l’élément incontournable des salons, congrès et événements professionnels. Son emplacement est un critère déterminant de sa visibilité, mais pas seulement ! Son habillage est tout aussi important.

Un stand bien placé, mais terne, sans personnalité, ni couleur n’attire pas les visiteurs. À l’inverse, pour être attractif, un stand doit être bien habillé, refléter l’identité de l’entreprise et véhiculer un concept qui va attirer l’attention et donner envie de venir en savoir plus sur votre entreprise.

Les grandes affiches, les banderoles, bâches et murs d’images sont des outils personnalisables très intéressants pour donner vie à un stand. Ces supports marketing des événements professionnels permettent de mettre en avant un nouveau produit ou un service dont vous souhaitez lancer la commercialisation.

Chez Villière, nous imprimons votre logo, le nom de votre entreprise et les visuels de votre choix pour répondre à vos besoins en visibilité. Nos bâches et banderoles enduites ou recyclées sans PVC sont des outils marketing imprimés ultra-résistants qui s’adaptent à tous les projets et à tous les budgets.

Kakemono, Roll-up, drapeau et PLV

Offrez-vous l’impression en grand format ! Les équipements et machines d’impression sur des supports grand format de l’imprimerie Villière assurent une visibilité maximale aux participants des événements professionnels sur la Haute-Savoie. Nos Roll-ups, Kakemonos et drapeaux permettent d’afficher en grand les couleurs de votre entreprise et d’augmenter votre visibilité de manière efficace.

Ces supports de signalétique transforment rapidement un stand en un véritable espace d’exposition unique qui reflète l’identité de votre entreprise. Stables, robustes et mobiles, les supports de signalétique s’adaptent à tous les espaces, en intérieur, comme en extérieur.

Les supports PLV (publicité sur lieux de vente) donnent du relief aux stands et espaces d’exposition. L’imprimerie Villière à proximité d’Annecy propose des solutions simples d’habillage des présentoirs, banques d’accueil, chevalets ou pupitres pour donner une touche personnelle et une image professionnelle de vos événements d’entreprise en Haute-Savoie.

7- Des outils de communication pour booster sa communication lors de vos événements d’entreprise

Les cartes de visite : un classique des salons professionnels

N’oubliez pas de vérifier vos stocks et si besoin d’imprimer des cartes de visite. Il serait dommage de vous retrouver à court de cartes de visite alors que vous avez engagé une conversation prometteuse avec un client potentiel.

Vérifiez également que les informations sur vos cartes de visite sont à jour : adresse, numéro de téléphone, email… Devoir rayer à la volée un numéro de téléphone devant son interlocuteur ne donne pas une image très sérieuse.

Les brochures, catalogues et plaquettes : des supports marketing indispensables

Prévoyez en amont de votre événement la conception et l’impression en quantité suffisante de vos supports marketing : plaquettes, brochures, catalogues… Ces documents reprennent votre charte graphique et permettent de présenter de manière claire et cohérente votre activité, vos produits et vos projets.

Ils sont des supports intéressants à remettre à vos visiteurs lors de vos rencontres sur les événements d’entreprise. Souvent conservés par vos interlocuteurs, ils vous permettront de marquer durablement les esprits.

Contactez un imprimeur pour définir les finitions d’impression de vos supports de communication. L’imprimerie Villière, basée sur l’axe Genève-Annecy, propose de nombreuses options d’impression pour tous vos documents d’entreprise. Types de papier, vernis, formats : nous vous aidons à réaliser la communication qui vous ressemble.

Textiles et objets publicitaires : assurer sa promotion tout en faisant plaisir !

Avez-vous pensé aux objets publicitaires à distribuer lors de votre événement d’entreprise ? Aussi appelés « goodies », ces petits objets du quotidien personnalisés aux couleurs de votre société ou de vos produits assurent votre promotion tout en faisant plaisir à vos clients ou à vos salariés.

Stylo, gourde, sac, tasse, porte-clés, t-shirt ou encore casquette… Les possibilités sont infinies. Vous n’aurez plus qu’à faire votre choix en fonction de votre activité et de vos cibles !

Le livre d’entreprise : mettre en valeur son histoire et son savoir-faire

Le livre d’entreprise est une façon originale de communiquer sur les valeurs et l’identité de votre entreprise. Bien écrit et agrémenté de belles photos, le livre d’entreprise véhicule l’histoire d’un savoir-faire, d’hommes et de femmes qui ont marqué votre société.

Il s’agit d’un moyen élégant et subtil d’augmenter la notoriété de votre entreprise. Ce beau livre peut être consultable sur votre stand et constitue un cadeau original à offrir à vos meilleurs clients lors de vos événements professionnels.

L’imprimerie Villière est dotée d’un savoir-faire spécifique dans l’impression des livres d’entreprise. Nous conseillons nos clients sur le choix du format, le type de papier, la reliure ou encore la mise en page pour un rendu d’une qualité optimale.

8- Choisir un imprimeur en Haute-Savoie qui vous accompagne de A à Z

Le choix de votre prestataire en solutions d’imprimerie est un levier essentiel de la réussite de votre événement d’entreprise.

Implantée depuis près de 40 ans en Haute-Savoie, l’imprimerie Villière est votre interlocuteur privilégié pour vous conseiller et réaliser l’ensemble de vos supports de communication pour vos événements professionnels (salons, foire, congrès, exposition…).

Nous possédons toutes les compétences techniques et graphiques ainsi que le parc de machines et d’imprimantes pour répondre à vos besoins. Acteur économique régional historique, nous vous accompagnons de la conception à l’installation de tous vos supports de communication sur vos lieux de manifestations.

Nous mettons à votre disposition un interlocuteur unique. Vous gagnez ainsi en temps en simplicité. Toutes vos demandes sont traitées dans les meilleurs délais. Vous n’avez plus besoin de courir après de multiples interlocuteurs ou prestataires.

En faisant appel à l’imprimerie Villière, vous vous offrez une communication professionnelle et efficace à la hauteur de vos ambitions ! 

Vous souhaitez organiser ou participer à un événement d’entreprise en Haute-Savoie ? Vous avez besoin d’un imprimeur de confiance pour réaliser vos supports marketing et de communication ? N’hésitez plus, contactez l’imprimerie Villière, experts en solutions d’impression à proximité d’Annecy.